Iedere bank biedt via de eigen website informatie aan over de rol en werkwijze van bijzonder beheer en geeft aan onder welke omstandigheden klanten te maken kunnen krijgen met deze afdeling.
Banken streven ernaar dat een overgang naar bijzonder beheer niet als een verrassing komt. Zij volgen daarom op verschillende manieren de (financiële) situatie van de onderneming, zodat zij zo vroeg mogelijk eventuele problemen kunnen signaleren bij de ondernemer. Soms komen bepaalde ontwikkelingen ook voor de bank als een verrassing. Banken roepen daarom ondernemers op om relevante zaken op tijd te melden. Bij een vroegtijdige signalering van problemen is de kans op herstel het grootst.
Voor ondernemers in bijzonder beheer is het belangrijk om te weten waarom zij met bijzonder beheer te maken krijgen. Ook willen ondernemers weten wat zij kunnen en moeten doen om het bedrijfsrisico terug te brengen, zodat extra aandacht en begeleiding vanuit de bank niet meer noodzakelijk is. Banken leggen daarom duidelijk uit wat begeleiding door bijzonder beheer betekent en uit welke stappen dit proces bestaat. Ondernemers krijgen bovendien een schriftelijke bevestiging van de overdracht naar bijzonder beheer en waar mogelijk wordt samen met de ondernemer een plan opgesteld om het bedrijf er weer bovenop te helpen. Om perspectief te bieden kan in het plan worden opgenomen welke resultaten de onderneming minimaal moet behalen om bijzonder beheer te kunnen verlaten.
De ervaring leert dat een (pro)actieve opstelling van de klant de kans op herstel aanzienlijk vergroot. Banken roepen ondernemers daarom op om zelf het initiatief te nemen voor een plan om een koerswijziging te realiseren. De bank kijkt hier serieus naar en steunt het ook als zij vertrouwen in het plan heeft. Is de bank van mening dat een andere strategie kansrijker is, dan legt de bank dit goed uit en doet zij er alles aan om ook de ondernemer voor dit plan te winnen.
Om een bedrijf in bijzonder beheer te ondersteunen bij een noodzakelijke koerswijziging kan er extra geld nodig zijn. Op het moment dat die noodzaak bestaat zal de bank beoordelen of extra schuld voor zowel klant als bank verantwoord is. Als de bank ook een rol weggelegd ziet voor andere financiers, dan zal de bank de onderneming hierover informeren en de klant hierbij ondersteunen.
Snelheid van communicatie en handelen in bijzonder beheer is vaak essentieel, zeker wanneer de financiële situatie van een onderneming in korte tijd verslechtert. Banken zorgen ervoor dat zij goed bereikbaar zijn en in bijzonder beheer snel tot besluitvorming overgaan, zodat noodzakelijke acties op tijd ondernomen kunnen worden.
Ondernemers in bijzonder beheer worden soms geconfronteerd met een tariefsverhoging als gevolg van het verhoogde risico voor de bank. Ook kunnen ondernemers te maken krijgen met andere kostenverhogende maatregelen, zoals extra taxaties en de inhuur van externe adviseurs, die horen bij het intensieve traject. Banken verantwoorden de noodzaak van maatregelen en lichten eventuele extra kosten goed onderbouwd toe.
Iedere ondernemer kan een klacht indienen bij de bank zonder dat dit nadelige gevolgen heeft voor de relatie met de bank. Banken wijzen ondernemers actief op bestaande klachtenprocedures en zorgen voor een transparante klachtenafhandeling.
Bijzonder beheer is een intensief traject dat vaak grote impact heeft op ondernemers en hun omgeving. Juist daarom zijn transparantie en heldere afspraken belangrijk. Alle afspraken die de bank met een ondernemer maakt en maatregelen die worden genomen in bijzonder beheer, worden vastgelegd en aan de klant bevestigd. De bank motiveert daarbij goed waarom een bepaald besluit is genomen en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt.
Het is belangrijk dat klanten toegang hebben tot alle relevante informatie over hun financiering. Als een klant niet (meer) beschikt over eerder verstrekte of ontvangen informatie zal de bank die op verzoek overhandigen. Dat geldt ook voor gespreksverslagen.